Naponta többször átmásolod ugyanazt az adatot egyik rendszerből a másikba? Kézzel írod meg ugyanazt a visszaigazoló emailt, csak épp más névvel?

Ezek azok a feladatok, amiket egy jól beállított rendszer el tud venni tőled. És pont ezért éri meg elolvasni ezt a cikket, mielőtt bárki bonyolult, drága technológiáról kezdene beszélni.

Mit jelent az AI automatizáció?

Egy hagyományos automatizáció előre meghatározott szabályokat követ.

Például valaki kitölt egy ajánlatkérő űrlapot a weboldaladon, a rendszer pedig automatikusan elküld neki egy visszaigazoló emailt.

Az AI akkor kerül a képbe, amikor a rendszernek már nem csak továbbítania kell valamit, hanem értelmeznie is.

Például az érdeklődő hosszabb üzenetet ír az űrlapon. Az AI összefoglalhatja a kérését, kategorizálhatja, majd a megfelelő helyre továbbíthatja.

Nem feltétlenül látványos. Viszont időt spórol.

Mire jó az AI automatizáció egy kisvállalkozásnak?

Az egyik legegyszerűbb terület az érdeklődők kezelése.

Egy rendszer például:

– fogadja a weboldalról érkező érdeklődést

– elmenti az adatokat

– visszaigazolást küld

– értesít téged

– szükség esetén összefoglalja az érdeklődő kérését

Hasonló módon automatizálható az időpontfoglalás, az emlékeztetők küldése, bizonyos ügyfélkérdések megválaszolása vagy akár egyes adminisztrációs feladatok is.

Az AI segíthet szövegek összefoglalásában, emailek előkészítésében, tartalomötletek készítésében vagy nagyobb mennyiségű információ átnézésében is.

Egy egyszerű példa

Tegyük fel, hogy valaki időpontot kér a weboldaladon.

Automatizálás nélkül beérkezik az üzenet, te elolvasod, visszaírsz, egyeztetitek az időpontot, beírod a naptárba, majd később külön emlékeztetőt is küldesz.

Egy jól beállított rendszer ezt részben vagy akár teljesen átveheti. Az érdeklődő kiválasztja a szabad időpontot, az esemény bekerül a naptárba, automatikusan megkapja a visszaigazolást, majd a találkozó előtt egy emlékeztetőt is.

Ha AI-t is kapcsolunk a folyamathoz, az például a foglaláskor megadott hosszabb üzenetet összefoglalhatja neked, így már a találkozó előtt látod a legfontosabb információkat.

Egyetlen foglalásnál ez csak néhány perc megtakarításnak tűnhet. Ha viszont hetente húsz vagy harminc időponttal foglalkozol, már egészen más a helyzet.

Nem kell mindent automatizálni

Szerintem itt szokott félremenni a dolog.

Nem az a cél, hogy minden folyamatból eltűnjön az ember. Egy kisvállalkozás egyik előnye sokszor éppen a személyes kapcsolat.

Én inkább azokat a feladatokat automatizálnám, amelyek ismétlődnek, sok időt visznek el, de nem igényelnek minden alkalommal személyes döntést.

Ha naponta háromszor ugyanazt az adatot másolod egyik rendszerből a másikba, valószínűleg érdemes automatizálni.

Ha egy ügyfél fontos döntés előtt kér tőled személyes tanácsot, azt valószínűleg nem.

Hol érdemes elkezdeni?

Nem egy hatalmas, mindent tudó rendszerrel.

Először érdemes megnézni, melyik az a rendszeresen ismétlődő feladat, amit a legjobban unsz, vagy ami a legtöbb felesleges idődet viszi el.

Lehet ez az érdeklődők adatainak rögzítése, az időpontok egyeztetése vagy egy visszaigazoló email elküldése.

Ha egyetlen ilyen folyamatot jól automatizálsz, már annak is érezhető hatása lehet.

Az AI akkor jó, ha valódi problémát old meg

Az AI automatizáció önmagában nem cél.

Attól, hogy valamit technikailag lehet automatizálni, még nem biztos, hogy szükség is van rá.

Egy jó rendszer szerintem akkor működik igazán jól, ha a háttérben szinte észrevétlen marad, miközben kevesebb adminisztrációval, gyorsabb reakcióval és egyszerűbb működéssel segíti a vállalkozást.

Ha pedig naponta akár csak 20 vagy 30 perc ismétlődő munkát vesz le a válladról, hosszabb távon már nagyon sok időt nyerhetsz vele.

Nézzük meg együtt, mit érdemes nálad automatizálni

Ha van egy feladat, ami rendszeresen elviszi az idődet, de nem tudod eldönteni, megéri-e automatizálni: írd meg röviden, mi az.

Nem kell előre tudnod, milyen rendszer kellene hozzá. Elég, ha a feladatot el tudod mondani.

Kapcsolódó cikk

Ha kíváncsi vagy konkrét példákra is, olvasd el a Milyen feladatokat lehet automatizálni egy kisvállalkozásban? című cikket.