A kisvállalkozásokban sokszor ugyanaz az ember foglalkozik az ügyfelekkel, a számlázással, a közösségi médiával, az e-mailekkel és a napi adminisztrációval.

Az automatizálás nem feltétlenül jelent bonyolult rendszereket vagy drága szoftvereket. Már néhány egyszerűen beállított folyamat is sok ismétlődő feladatot levehet a vállalkozó válláról.

A cél nem az, hogy minden személytelenné váljon. Sokkal inkább az, hogy kevesebb idő menjen el olyan feladatokra, amelyeket egy rendszer is megbízhatóan el tud végezni.

Online időpontfoglalás

Az egyik legegyszerűbb automatizálható folyamat az időpont-egyeztetés.

Hagyományos módon gyakran több üzenetváltás szükséges:

• Mikor lenne jó?
• Az az időpont már foglalt.
• Esetleg egy másik nap?
• Délelőtt vagy délután?

Egy online időpontfoglaló rendszerben az érdeklődő láthatja a szabad időpontokat, kiválaszthatja a számára megfelelőt, és automatikus visszaigazolást kaphat.

A rendszer akár emlékeztetőt is küldhet a találkozó előtt, ami csökkentheti az elfelejtett időpontok számát.

Kapcsolati űrlapok kezelése

A weboldalon kitöltött űrlap nemcsak egy egyszerű e-mailt küldhet.

A megadott adatok automatikusan bekerülhetnek:

• egy ügyféllistába,
• egy táblázatba,
• egy CRM-rendszerbe,
• egy projektkezelő felületre,
• egy hírlevélrendszer megfelelő listájára.

Az érdeklődő közben automatikus visszaigazolást kaphat arról, hogy az üzenete megérkezett.

Így kisebb az esélye annak, hogy egy megkeresés elkeveredik vagy válasz nélkül marad.

Ajánlatkérés előkészítése

Sok időt vehet igénybe, amikor minden érdeklődőtől külön kell elkérni ugyanazokat az alapinformációkat.

Egy jól felépített ajánlatkérő űrlap előre összegyűjtheti:

• milyen szolgáltatásra van szükség,
• mikorra szeretné az ügyfél,
• milyen elképzelései vannak,
• rendelkezik-e már szükséges anyagokkal,
• mekkora feladatról van szó.

Ez nem helyettesíti a személyes egyeztetést, de segít felkészülni rá, és csökkenti a felesleges üzenetváltásokat.

Automatikus e-mailek

Bizonyos e-maileket nem szükséges minden alkalommal kézzel megírni és elküldeni.

Automatikusan kiküldhető például:

• időpont-visszaigazolás,
• találkozó előtti emlékeztető,
• vásárlási visszaigazolás,
• letölthető anyag,
• feliratkozást megerősítő üzenet,
• szolgáltatás utáni tájékoztató,
• értékeléskérő e-mail.

A szövegek ettől még lehetnek barátságosak és a vállalkozás stílusához illők. Az automatizálás csak arról gondoskodik, hogy mindenki a megfelelő időben megkapja őket.

Hírlevél-feliratkozás és ajándékanyagok

Ha valaki feliratkozik egy hírlevélre egy ingyenes útmutatóért vagy ellenőrzőlistáért, a rendszer automatikusan:

1. rögzítheti a feliratkozást,
2. elküldheti a letöltési linket,
3. megfelelő listába sorolhatja a feliratkozót,
4. később további kapcsolódó tartalmakat küldhet.

Így nem kell minden új feliratkozónak manuálisan elküldeni ugyanazt az anyagot.

Számlázás és fizetési folyamatok

Bizonyos szolgáltatások vagy digitális termékek esetén a vásárlási folyamat jelentős része automatizálható.

Online fizetés után a rendszer:

• rögzítheti a megrendelést,
• továbbíthatja az adatokat a számlázóprogramnak,
• elküldheti a visszaigazolást,
• hozzáférést adhat egy digitális anyaghoz,
• értesítheti a vállalkozót az új rendelésről.

Fontos azonban, hogy a pénzügyi és adatkezelési folyamatok mindig megfelelően, az aktuális szabályok szerint legyenek kialakítva.

Ügyféladatok rendszerezése

Az érdeklődők és ügyfelek adatai könnyen szétszóródhatnak különböző e-mailekben, üzenetekben és táblázatokban.

Egy egyszerű ügyfélkezelő rendszerben nyomon követhető:

• ki érdeklődött,
• milyen szolgáltatás iránt,
• történt-e már egyeztetés,
• elkészült-e az ajánlat,
• folyamatban van-e a munka,
• szükséges-e utánkövetés.

Az automatizálás segíthet abban, hogy az ügyfél a folyamat megfelelő szakaszába kerüljön, és ne vesszen el egyetlen fontos feladat sem.

Ismétlődő belső feladatok

Nemcsak az ügyfelek felé történő kommunikáció automatizálható.

A rendszer belső emlékeztetőt is létrehozhat például akkor, amikor:

• új ajánlatkérés érkezik,
• közeleg egy határidő,
• egy ügyfél kitöltött egy űrlapot,
• beérkezett egy fizetés,
• új projekt indul,
• szükség van egy dokumentum elkészítésére.

Ez különösen akkor hasznos, ha egyszerre több ügyféllel és projekttel dolgozol.

Automatikus véleménykérés

A szolgáltatás befejezése után sok elégedett ügyfél szívesen ír értékelést, mégis gyakran elmarad, mert nem jut eszébe, nincs kéznél a megfelelő link, vagy túl bonyolultnak érzi a folyamatot.

Egy automatikus véleménykérő rendszer ezt a lépést jelentősen leegyszerűsítheti.

A szolgáltatás vagy vásárlás után az ügyfél automatikusan kaphat egy rövid, barátságos e-mailt, amelyben közvetlenül elérhető:

• a Google Cégprofil értékelési felülete,
• a vállalkozás Facebook-oldala,
• más közösségi vagy szakmai értékelőfelület,
• vagy egy saját visszajelző űrlap.

A közvetlen link azért fontos, mert az ügyfélnek így nem kell külön rákeresnie a vállalkozásra, majd megkeresnie, hol tud értékelést írni. Minél egyszerűbb a folyamat, annál nagyobb az esélye annak, hogy valóban elkészül a visszajelzés.

A véleménykérés történhet például:

• automatikus e-mailben,
• időzített utánkövető üzenetben,
• QR-kóddal ellátott kártyán,
• számlán vagy csomagba helyezett nyomtatott lapon,
• üzletben vagy szalonban kihelyezett QR-kóddal,
• a szolgáltatás utáni köszönőoldalon.

A QR-kód különösen praktikus személyes szolgáltatásoknál, üzletekben, szalonokban vagy rendezvényeken. Az ügyfél a telefonjával beolvassa a kódot, és azonnal a megfelelő értékelési oldalra jut.

Az automatizált rendszer akár több lépésből is állhat. Az ügyfél először egy rövid visszajelző kérdést kaphat, majd a válasza alapján eljuthat a megfelelő felületre. Fontos azonban, hogy a folyamat átlátható és korrekt legyen, és ne próbálja befolyásolni, milyen véleményt írjon.

A rendszeres, valódi ügyfélvélemények erősíthetik a bizalmat, segíthetik a helyi online megjelenést, és megkönnyíthetik az új érdeklődők döntését. Az automatizálás pedig abban segít, hogy a véleménykérés ne maradjon el a napi feladatok között.

Mit nem érdemes automatizálni?

Nem minden feladatot kell gépekre bízni.

A személyes figyelmet, az egyedi problémák kezelését, a stratégiai döntéseket és az ügyféllel való valódi kapcsolódást nem jó megoldás teljesen automatizálni.

Egy rosszul kialakított rendszer könnyen személytelenné vagy zavaróvá válhat. Kellemetlen lehet, ha valaki nem releváns automatikus üzeneteket kap, vagy nem tud valódi emberhez fordulni.

Az automatizálás ott működik jól, ahol kiszámítható, ismétlődő lépések vannak.

Hogyan érdemes elkezdeni?

Először célszerű végiggondolni:

• Melyik feladatot végzed el újra és újra?
• Hol történik a legtöbb másolás és adatbevitel?
• Melyik folyamatban maradnak el gyakran lépések?
• Milyen kérdéseket válaszolsz meg rendszeresen?
• Mi veszi el a legtöbb időt a tényleges munkától?

Nem szükséges egyszerre egy teljes, összetett rendszert felépíteni. Sokszor egy online időpontfoglaló, egy jól beállított kapcsolati űrlap vagy egy automatikus visszaigazolás is érezhető könnyebbséget jelent.

A jó automatizálás szinte észrevétlenül működik a háttérben. Időt takarít meg, rendszerezi a folyamatokat, és közben az ügyfelek számára is egyszerűbbé teszi a kapcsolattartást.

Kapcsolódó cikkek

Az automatizált folyamatok az ügyfélszerzésben is segíthetnek. Olvasd el, hogyan szerezhetsz több érdeklődőt anélkül, hogy minden nap posztolnál.

A vélemények, a Google Cégprofil és az utánkövetés együtt is támogathatják a vállalkozásod online láthatóságát.